(一) 控制之定義與其重要性 1. 控制:一種監控、比較,並修正工作績效的程序。有效的控制系統,可以確保各項活動朝著完成組織目標的方向進行。 2. 控制的重要性 (1) 規劃:確認組織是否有達成預定的目標,以及若未達成時,其原因為何。 (2) 授權員工:提供關於員工績效的資訊與回饋,而將出錯的機率降至最低。 (3) 保護工作場所:保護組織及其資產。
(二) 控制的類型
| 事前控制 | 是最好的控制類型,它著眼於未來並防範問題於未然。 在問題未發生時,就採取必要的管理行動。 如:組織利用本身內部政策、規定、手續或文化,使員工瞭解組織要求,而願改變行為來配合組織。 |
| 事中控制 | 在事情發生時,立即採取控制行動。 直接監督,又稱「走動式管理」:管理者在工作區域中,直接與員工進行互動。 如:直接監督生產線員工作業情況,討論工作問題,並且立刻協助解決,避免災情擴大。 |
| 事後控制 | 是最常見的控制類型,在行動完成後才進行控制。 缺點:傷害已經造成了。 優點:提供了有意義的資訊,讓管理者知道他們的計畫是否有效。 有助於激勵員工,提供績效衡量的相關資訊。 如:顧客滿意度調查、顧客意向卡,透過顧客的回饋可以做為下次改善的基礎。 |

一、控制:指為確保活動能按計畫完成,並矯正重大偏差的監督活動過程。其重要性有:
二、事前與事中與事後控制
| 事前控制 | 最好的控制方式,關注焦點在於投入資源的整備,必須要有即時且準確的資訊 例如:人員面試、ISO品質認證 |
| 事中控制 | 又稱同步控制,強調事情一邊進行時一邊採取行動,關注焦點在於活動進行的程序 例如:走動式管理,管理者會到工作現場與員工討論並協助解決工作問題 |
| 事後控制 | 最普遍的控制方式,焦點在於工作的結果,可作為新計劃的參考資訊 例如:員工績效考核、顧客意見調查 |
(一)控制:確保活動能按計畫執行,衡量實際績效與預期之間的差距,矯正重大偏差的過程。
(二)控制的重要性(功能):
1.確保組織目標達成:控制可以讓管理者知道目標是否達成,並作為再規畫的基礎。
2.有益於管理者權力下放:有良好的控制系統,可以讓管理者知道員工的實際績效表現,並給予適當獎勵
3.獲得有用的資訊:可以提供管理者有用的資訊,讓組織成員檢討以及改進,並且作適當的修正及調整。
4.資源利用效率化:藉由控制,可以及時發現組織資源使用情形,若有異常可以及時修正,減少資源的浪費。
5.避免重大危機發生:沒有控制,就好比一個產品生產出來沒有檢查就賣給消費者,可能引發危機,藉由控制,可以保護組織及資產。
(三)控制的種類:
1.事前控制:又稱投入控制、防患未然,關注焦點在於投入資源的整備。例如:人員面試、ISO品質認證、進貨檢驗等。
2.事中控制:又稱審查控制,關注焦點在於活動進行的程序,管理者會到工作現場與員工討論工作問題,並協助員工解決,可以避免損害擴大。EX:走動式管理、生產線防呆裝置。
3.事後控制:又稱回饋控制、亡羊補牢,關注焦點在於工作的結果,缺點是事情結束後才進行控制,無法降低損害,優點是可以讓管理者了解先前的決策是否有效,可以做為下次規劃的基礎。EX:填寫服務滿意度調查、員工年度績效考核等等。
(一)控制是能確保計畫正常執行,並矯正偏離的監視活動,有效的控制系統有助於活動按計劃完成,達成組織目標。
(二)事前、事中、事後控制
從時間的觀點來看,控制可分為事前、事中、事後
1.事前控制:
是最理想的控制。為了在問題發生前,就能進行控制程序,所以在活動前就先預訂好績效標準及預警偏差系統,以防患未來可能遇到的困難。事前最大的困難是企業在缺乏歷史資料可供參考的情況下,很難做出績效標準與容忍的範圍。舉例: 明定公司業務請領費用超過一萬元須經主管審核,是先讓員工瞭解組織可以接受的界線。
2.事中控制
又稱及時控制,主要在工作進行中,同時修正移動,改正問題偏差,屬於直接監督方式。組織可對員工充分賦權,使其能在第一時間直接回應顧客不滿,並立即改善。舉例: 生產線上的看板可以隨時回報生產線上的資料,讓員工能及時發現生產線的問題,並有權停止產線運作,已進行修正。