(一)法源
1.公務人員任用法第11條規定,各機關辦理機要職務之人員,得不受第九條任用資格之限制。
2.考試院依公務人員任用法第11-1條授權訂定各機關機要人員進用辦法。
3.地方政府:地方制度法第57、58條。
(二)員額
1.依本辦法第3條規定,各機關進用之機要人員員額,最多不得超過五人。總統府及行政院如因業務需要,其進用之機要人員員額,最多分別不得超過十八人及十人。中央二級或相當二級機關、安全機關、直轄市政府及縣(市)政府以外之機關,得由各主管院依機關層次、組織規模及業務性質,於二人額度內訂其機要人員員額,並送銓敘部備查。
2.依地方制度法第57條規定,人口在三十萬人以上之縣轄市,得置副市長一人,襄助市長處理市政,以機要人員方式進用。
3.依地方制度法第58條規定,直轄市之區由鄉(鎮、市)改制者,改制日前一日仍在職之鄉(鎮、市)長,由直轄市長以機要人員方式進用為區長;其任期自改制日起,為期四年。
(三)職務範圍
1.依本辦法第4條規定,各機關進用之機要人員所任職務範圍,應以機關組織法規中所列行政類職務,襄助機關長官實際從事機要事務相關工作,並經銓敘部同意列為機要職務為限。但不得以首長、副首長、主管、副主管、參事及研究委員職務進用。
2.各機關之秘書長、主任秘書或直轄市政府副秘書長一人,必要時,報經上級機關核准者,得於第上開所定員額內以機要人員進用。但直轄市政府之秘書長及縣 (市) 政府、置有副市長之縣轄市公所之主任秘書,不得以機要人員進用。
(四)離職:機關長官得隨時免職。機關長官離職時應同時離職。
(五)機要人員制度之優缺點
1.優:除人員無資格限制得彈性運用外,機要人員多為長官所信任之戰友或相關人員,使業務得密切合作與進行。
2.缺:長官得濫用該權,進用不適當人選,與靠爸一族之立委研究助理無異;無效人力除扯後腿外,更造成人民觀感不佳。