檔案館藏發展,取決於徵集方式。檔案徵集,好比圖書採訪。不同點在於,圖書館的館藏擴充方式,主要為購買、捐贈、交換,較為單純。檔案徵集方式則較為複雜,大致可分以下方式:
(一)移轉:此方式主要為公文書的徵集方式。我國按照《檔案法》,機關檔案具永久保存價值者,需依法移轉至檔案管理局管理,作為國家檔案。
(二)捐贈:此方式主要為私人、團體檔案的主要徵集管道。我國檔案捐贈,目前按《私人或團體捐贈珍貴文書獎勵辦法》依法辦理。
除了上述二者主要管道以外,尚有其他方法:
(三)購買。(四)受託保管:如外交部將清末外交條約委託故宮保管。(五)田野調查:如摩門教早年曾於臺灣蒐集族譜資料。(六)口述歷史:藉由訪談資料,建立第一手史料。(七)複製:若是不能直接取得原件之作為。
綜合上述,檔案徵集管道豐富多元。除了公文書的移轉方式,得以依法強制執行徵集以外。其他方式,需要民間人士的協助與配合。檔案館人員必須考量檔案館徵集策略與使用者需求,平時便與外界建立良好關係,以清楚掌握田野間的資料,並促使民間人士願意貢獻藏品,讓檔案得以見諸於世。