「簽」係承辦人員就職掌事項,或下級機管首長對上級機關首長有所陳述、請示、請求、建議時使用。簽之撰擬款式與要領分別如下: (一)撰擬款式: 1.先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「辦法」3段式辦理。 2.簽稿並陳:如案情簡單,可不分段,以條列式簽擬。 3.以稿代簽:一般存參或案情簡單之文件,得於文件中空白處簽擬。 (二)撰擬要領: 1.「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不分項,1段完成。 2.「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及處理方法之分析,作簡單之敘述,並視需要分項條列。 3.「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體處理意見,或解決問題之方案。意見較多時分項條列。 4.「簽」知各段應截然劃分,「說明」段不提擬辦意見,「擬辦」段不重複「說明」。